Les développeurs Google ajoutent de puissantes fonctionnalités à Google Agenda. Apprenez à en profiter.
Image: iStockphoto / KangeStudio
Le logiciel Google Agenda est peut-être le plus populaire au monde, mais c’est aussi un produit du 21e siècle. Nous n’écrivons plus de gros livres de fonctionnalités et quand nous le faisons, la plupart des gens ne les liront pas. Cela nous laisse n’utiliser qu’une petite partie des fonctionnalités disponibles dans notre logiciel de productivité.
Et Google Agenda est un logiciel de productivité.
Ci-dessous, je vais énumérer sept fonctionnalités peu connues de Google Agenda que vous pouvez utiliser pour booster votre productivité, y compris comment publier votre calendrier en ligne afin que d’autres personnes puissent planifier des réunions avec vous.
VOIR: Google Sheets: trucs et astuces (Téléchargement TechRepublic)
Partager des calendriers
Rebondir entre différents horaires peut être difficile, surtout si l’un est publié sur un calendrier physique et l’autre dans le cloud de Google. Alors que le monde se réveille du pandémie de Coronavirus, le travail à domicile devient la norme pour les travaux techniques, rendant la vie personnelle et professionnelle encore plus imbriquée.
Lorsque j’ai commencé ce voyage, j’ai autorisé mon compte Gmail personnel à afficher mon calendrier professionnel et même à les afficher ensemble. Ouvrez votre calendrier pour trouver ces fonctionnalités. Pour partager un calendrier, accédez à calendar.google.com, recherchez Mes calendriers dans la partie gauche du milieu vers le bas, cliquez sur l’icône à trois points, puis sur Paramètres et partage (Figure A). Après cela, faites défiler vers le bas pour partager avec des personnes spécifiques et ajoutez des personnes. Lors de la définition de ces fonctionnalités, vous pouvez envisager l’option de coder en couleur les réunions et les heures.
Figure A
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Matthew Heusser
Réunions de code couleur
Chaque réunion a une couleur par défaut, mais vous pouvez la modifier. Vous pouvez colorer le code par priorité. Par exemple, vous pouvez avoir du rouge pour les réunions non négociables, du jaune pour le travail interruptible mais tête baissée et du vert pour le temps discrétionnaire planifié. Oui, les travailleurs du savoir doivent utiliser les toilettes et faire des pauses. Ou, vous pouvez faire travailler le bleu personnel et le brun, en évitant complètement la métaphore de la priorité. Figure A affiche les codes couleur que vous pouvez utiliser.
Activer les heures de travail
Avec le pandémie, il peut être intéressant de fléchir vos heures de jour puis de travailler après le dîner ou le coucher pour les tout-petits. Malheureusement, les personnes qui organisent des réunions ne le savent peut-être pas. Si l’entreprise utilise Google Agenda, vous pouvez définir vos heures de travail afin que les gens ne réservent pas lorsque vous ne souhaitez pas travailler. Pour définir les heures de travail, cliquez sur l’icône d’engrenage pour accéder aux paramètres et faites défiler jusqu’à Heures de travail – vous devrez peut-être cliquer sur Avancé. De cette façon, lorsque quelqu’un essaiera de vous réserver, il verra que vous n’êtes pas disponible. C’est un peu comme bloquer le déjeuner, mais cela évite également les réunions accidentelles de 3h00 du matin de quelqu’un sur un autre continent, sans faire une réunion appelée «dormir».
Envoyer un e-mail aux participants à la réunion
Hier, j’ai couru un Zoom rencontre avec 26 invitations; 10 personnes étaient présentes. Beaucoup de gens utilisaient Zoom pour la première fois, je voulais donc envoyer un e-mail de suivi avec des conseils et un agenda Zoom. De plus, je voulais envoyer des documents de suivi.
Il existe une option de courrier électronique, mais ce n’est pas le cas lorsque vous modifiez la réunion. Au lieu de cela, lorsque vous cliquez sur la réunion et qu’elle s’affiche dans votre calendrier, vous verrez l’icône d’enveloppe. Cliquez sur cette enveloppe pour envoyer un e-mail aux invités (Figure B). Vous pouvez également combiner des sélections de personnes qui ont accepté, refusé (changer d’avis) ou qui n’ont pas encore répondu.
Figure B
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Apprenez les raccourcis clavier
Les raccourcis clavier sont un moyen sûr de réduire le temps consacré à une tâche. Lorsque l’écran principal est ouvert, vous pouvez taper une seule lettre pour le modifier. Presse:
s – Paramètres
c – Créer un événement
q – Événement d’ajout rapide
w – Pour la vue hebdomadaire
m – Pour la vue mensuelle
a – Pour l’agenda
t – Passer à la date / heure actuelle
Vue de l’agenda
La vue Agenda peut être un moyen utile de commencer la journée. Il vous donne un aperçu de toutes les réunions et tâches répertoriées pour cette journée et vous donne une indication de votre situation dans la journée (Figure C).
Figure C
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Les commandes ne sont pas sensibles à la casse, il n’est donc pas nécessaire d’appuyer sur Maj. L’aide Google répertorie l’ensemble liste des raccourcis potentiels, ainsi que la façon de le désactiver si les pressions accidentelles sur les touches posent problème.
Options de réunion par e-mail
L’une des choses les plus douloureuses et improductives au monde est la planification trop polie des réunions. D’abord, vous demandez, puis ils vous demandent à quelle heure, puis vous suggérez un moment qui ne fonctionne pas pour eux, et ainsi de suite. Si l’une de ces personnes tergiverse un peu, les heures de réunion s’envoleront. Si ce n’est pas le cas, les réunions proposées sont peut-être trop éloignées. Ajouter en tenant compte des fuseaux horaires et le tout est un gâchis. Lorsque vous proposez une réunion, envoyez simplement trois options par e-mail. Mieux encore, publiez votre calendrier et laissez l’autre personne choisir.
Publiez votre agenda
Il existe une poignée d’outils pour publier votre calendrier. Calendly s’intègre à Gmail, Zoom et Google Hangouts, afin que les gens puissent voir quand vous êtes disponible et planifier une réunion selon leurs conditions. J’ai découvert Calendly grâce à mon collègue, Raj Subrameyer, un consultant qui l’utilisait pour son entreprise. Si vous souhaitez simplement envoyer des personnes vers une page Web pour réserver leurs propres réunions, le produit commence par un niveau gratuit à tester.
J’utilise SharpSpring pour cela depuis près d’un an. Malgré les centaines de dollars par mois, la seule fonctionnalité que j’utilise vraiment est le réglage du calendrier, et cela s’est sans doute payé pour lui-même. En combinant mon calendrier Google avec Calendly avec Zoom, j’ai pu proposer des réunions en libre-service publiées, avec une page Web personnalisée, en environ 10 minutes. L’outil a des intégrations avec PayPal et QuickBooks, donc je pourrais facturer les réunions, mais à la place j’ai mis en place des réservations de 15, 30 et 60 minutes sans frais; vous pouvez même réserve du temps avec moi.
Déposez l’adresse de la page Web dans votre e-mail, laissez les gens planifier leur propre temps avec vous, codez vos réunions en couleur pour les garder toutes sur un seul calendrier, utilisez des raccourcis clavier et vous pourriez facilement réduire le temps de votre calendrier de 20%. Combinez cela avec bon calendrier et bon email l’hygiène, et vous pouvez booster votre productivité.
