Essayez la galerie de modèles générale dans Google Docs, Sheets, Forms, Slides ou Sites pour créer rapidement des types de fichiers spécifiques, ou créez vos propres modèles à utiliser au sein de votre organisation Google Workspace.

Google Workspace inclut des modèles de fichiers pour Docs, Sheets, Slides, Forms et Sites disponibles pour toute personne utilisant ces applications Workspace. Les modèles proposés représentent un large éventail d’utilisations courantes :

• propositions, courriers, newsletters et CV (Docs),
• budgets, calendriers, présences et factures (Fiches),
• albums photos, reportages, pitchs et propositions (Slides),
• commentaires, candidatures, bons de commande et inscriptions (formulaires), et
• sites de projet, d’équipe, de classe, de club, personnels et d’événements (Sites).

Les deux premiers conseils ci-dessous expliquent comment accéder à la galerie de modèles et créer un nouvel élément à partir de l’un de ces modèles généraux.

VOIR: Comparaison des fonctionnalités : logiciels et systèmes de suivi du temps (TechRepublic Premium)

La plupart des organisations qui utilisent Google Workspace peuvent également créer des modèles personnalisés et mettre ces modèles à la disposition des personnes de l’organisation. Généralement, ces éléments Docs, Sheets, Slides, Forms ou Sites sont formatés pour répondre aux normes de marque de l’organisation. Les trois derniers conseils ci-dessous concernent les contrôles de l’administrateur sur les modèles, ainsi que la manière d’identifier les fichiers potentiels à utiliser comme modèles, puis de soumettre ces éléments dans la galerie de modèles.

Comment créer un élément à partir d’un modèle

Pour créer un nouveau fichier Google Docs, Sheets, Slides ou Forms à partir d’un modèle, accédez à Google Drive sur le Web, sélectionnez + Nouveau, puis déplacez votre curseur vers le > à droite de l’application sélectionnée (par exemple, Docs, Sheets , Slides ou Forms) pour accéder à un menu permettant de créer un nouveau fichier à partir d’un modèle (Figure A).

Sinon, si vous avez déjà ouvert un fichier Docs, Sheets ou Slides, vous pouvez sélectionner Fichier | Nouveau | À partir du modèle.

Figure A

Comment accéder à la galerie de modèles sur le Web

Vous pouvez accéder à la galerie de modèles directement à partir de l’écran d’accueil de Google Docs, Sheets, Slides, Forms et du nouveau Google Sites. Si la galerie de modèles ne s’affiche pas, vous devrez peut-être modifier un paramètre. Dans un navigateur de bureau, accédez à l’écran d’accueil de l’application sélectionnée (par exemple, https://docs.google.com/, https://forms.google.cometc.), sélectionnez le menu à trois lignes horizontales en haut à gauche, sélectionnez Paramètres, puis cochez la case à côté de « Afficher les modèles récents sur les écrans d’accueil » comme dans Figure B.

Figure B

Sur une page d’écran d’accueil d’application, vous pouvez sélectionner le modèle vierge ou l’un des six autres modèles affichés. Pour accéder à tous les modèles disponibles, cliquez sur (ou appuyez) sur le menu de la galerie de modèles (comme indiqué dans Figure C). Lorsque vous sélectionnez un modèle, le système génère un nouvel élément avec le contenu du modèle dans votre navigateur, que vous pouvez modifier comme vous le souhaitez.

Figure C

Comment un administrateur d’espace de travail peut gérer les options de modèle

À partir de la console d’administration Google Workspace, un administrateur peut gérer à la fois les paramètres de modèle et de soumission. Pour accéder aux paramètres, connectez-vous au Console d’administration, puis accédez à Applications | Espace de travail Google | Drive et Documents | Modèles.

Figure D

Tout d’abord, dans la plupart des cas, les administrateurs voudront s’assurer que la case « Activer les modèles personnalisés pour votre organisation » est cochée (Figure D). Une fois activé, l’administrateur peut personnaliser les catégories de modèles. Les options par défaut incluent des catégories telles que Bases, Brochures et newsletters, Finances et comptabilité, Lettres et fax et Rapports et propositions. Je vous recommande de supprimer les catégories dont votre organisation n’a pas besoin et d’en ajouter de nouvelles, le cas échéant.

Figure E

Deuxièmement, un administrateur peut choisir qui est autorisé à soumettre des modèles à la galerie de modèles de l’organisation, comme indiqué dans Figure E. Si personne n’a besoin de réviser ou de gérer les modèles soumis, sélectionnez Ouvrir, ce qui permet à n’importe qui dans l’organisation de télécharger un modèle. Cependant, de nombreux administrateurs souhaiteront régler le paramètre de soumission sur Modéré, ce qui permet à quiconque de soumettre un modèle, mais nécessite qu’un administrateur approuve les éléments soumis avant que le modèle ne soit mis à la disposition de tous les membres de l’organisation. L’option Restreint permet uniquement aux personnes disposant d’un compte avec des privilèges de modèles de documents activés de soumettre des modèles. Il est donc préférable de la réserver aux grandes organisations avec des équipes à temps plein dédiées aux normes de document ou de marque.

Assurez-vous de sélectionner Enregistrer après avoir apporté des modifications à l’un des paramètres ci-dessus.

Comment identifier les fichiers potentiels à soumettre comme modèles

Tout fichier que les gens utilisent fréquemment pourrait être un candidat pour servir de modèle. Des éléments tels que des documents à en-tête, des feuilles de calcul budgétaires et des présentations standardisées ont du sens pour être transformés en modèles.

Pour déterminer si un élément particulier peut constituer un bon modèle, tenez compte à la fois de la forme et du contenu de votre fichier. Les fichiers très formatés, tels que les newsletters ou les présentations, par exemple, bénéficient d’une utilisation cohérente des polices, des tailles de police, des couleurs et du placement du logo. De même, les propositions ou les communiqués de presse pourraient bénéficier d’un langage cohérent utilisé pour décrire votre organisation, vos activités ou vos personnes. Mieux vaut obtenir la forme et le contenu souhaités dans un modèle une fois, que de plaider à plusieurs reprises pour que les gens se conforment aux directives de marque ou de contenu.

Comment soumettre un fichier à la galerie de modèles de votre organisation

La galerie de modèles de votre organisation fonctionne parallèlement à la galerie de modèles générale de Google : elle s’affiche sous la forme d’un onglet supplémentaire (comme illustré dans Figure F). Suivez les étapes décrites ci-dessus pour accéder à la galerie de modèles sur le Web, puis sélectionnez le nom de votre organisation à gauche de l’onglet Général.

Figure F

Vous pouvez non seulement accéder à tous les modèles d’organisation disponibles ici, mais également sélectionner le bouton Soumettre le modèle. Lorsque vous le faites, vous serez invité à sélectionner l’élément, à entrer une catégorie pour le fichier, ainsi qu’à choisir de soumettre une copie du fichier (plutôt que l’original) comme indiqué dans Chiffre G. N’oubliez pas qu’un administrateur devra peut-être approuver votre modèle avant qu’il ne soit disponible pour tous les membres de votre organisation.

Chiffre G

Quelle est votre expérience avec les modèles Google Workspace ?

Quels modèles d’application Workspace utilisez-vous le plus souvent ? Si vous disposez d’un compte Workspace organisationnel, votre organisation tire-t-elle parti de la galerie de modèles personnalisés ? Ou comptez-vous toujours sur des fichiers spécifiquement partagés, que vous utilisez ensuite Fichier | Faire une copie… commande dupliquer ? Faites-moi savoir comment vous utilisez les modèles dans Google Workspace, soit avec un commentaire ci-dessous, soit sur Twitter (@un loup).