Nous utilisons presque tous des services de stockage en nuage comme Google Drive ou Dropbox dans une certaine mesure. Les services de stockage en nuage ne sont qu’une partie normale de l’utilisation de la technologie à ce stade.

Bien qu’il existe de nombreux services de stockage dans le cloud, Google Drive présente de nombreux avantages par rapport à la concurrence. Non seulement il offre un stockage de fichiers gratuit, mais il vous permet également de créer des documents accessibles de n’importe où. C’est un énorme avantage maintenant qu’il est courant de travailler à distance. Appuyez ou cliquez ici pour voir ce que Google a fait pour aider les travailleurs à domicile au cours des derniers mois.

Mais alors que la plupart d’entre nous connaissent les bases de Google Drive, combien profitent pleinement de ce logiciel bureautique gratuit? Il a des tonnes d’astuces dans sa manche – et beaucoup d’entre elles pourraient être utiles si vous travaillez toujours à domicile. Si vous souhaitez tirer le meilleur parti de Google Drive, consultez les conseils ci-dessous. Ils feront de vous un expert Google Drive en un rien de temps.

1. Convertissez les fichiers Office en Google Docs, Sheets et autres formats

Si vous souhaitez travailler sur un fichier dans Google Drive, vous pouvez facilement convertir des fichiers Office en Google Docs, Sheets ou Slides. Cela vous permettra de travailler sur ce document en temps réel dans Drive. Vous n’avez pas non plus besoin de télécharger le document sur Google Drive pour le convertir. Vous avez la possibilité de le faire, mais vous pouvez également simplement ouvrir le fichier dans Drive.

Pour convertir un fichier Office sans le télécharger:

1. Double-cliquez sur le fichier Office. Cela ouvrira un aperçu de votre fichier.
2. En haut, cliquez sur Ouvrir dans Google Docs, Sheets ou Slides.
3. Dans le document, cliquez sur Fichier > Enregistrer au format Google Docs, Sheets ou Slides.

Pour convertir automatiquement tous les fichiers Office en fichiers Google Docs, Sheets ou Slides après le téléchargement:

1. Ouvrez Google Drive.
2. En haut à droite, cliquez sur Réglages.
3. À côté de « Convertir les importations », activez « Convertissez les fichiers importés au format éditeur Google Docs. »

2. Voir l’historique des versions

Si vous collaborez avec d’autres personnes sur un fichier, il peut être difficile de déterminer quelles modifications ont été apportées et quand. Vous pouvez suivre les modifications apportées aux fichiers partagés si vous utilisez Google Drive. Vous avez également la possibilité de revenir à une version précédente si des modifications indésirables ont été apportées.

Pour voir l’historique des versions dans Google Drive:

1. Ouvrez votre fichier dans Google Drive.
2. De Docs, Feuilles, ou Diapositives, sélectionnez Fichier > Historique des versions > Voir l’historique des versions. Remarque: vous devez disposer d’un accès Propriétaire ou Éditeur au fichier.
3. Cliquez sur un horodatage pour afficher une version précédente du fichier. Sous l’horodatage, vous verrez:
   • Noms des personnes qui ont édité le document.
   • Une couleur à côté du nom de chaque personne. Les modifications qu’ils ont apportées apparaissent dans cette couleur.
4. (Optionnel) Pour rétablir, nommer ou copier une version précédente, cliquez sur:
   • Restaurer cette version pour en faire la version active.
   • Plus> Nommez cette version pour nommer une version précédente.
   • Plus> Faire une copie pour créer une copie d’une version précédente.

3. Partage de documents à afficher, modifier, etc.

L’un des avantages de l’utilisation de Google Drive est la possibilité de partager des documents avec d’autres personnes. Vous avez la possibilité d’autoriser jusqu’à 100 personnes à afficher, modifier ou commenter un document, une feuille ou une diapositive Google. Vous aurez également la possibilité de limiter les autorisations de chaque personne afin que les modifications ou modifications indésirables ne soient pas un problème.

Pour partager des documents dans Google Drive:

1. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager.
2. Cliquez sur Partager.

1. Sous Partager avec des personnes et des groupes, entrez l’adresse e-mail avec laquelle vous souhaitez partager. Remarque: Si le partage des visiteurs est activé pour votre organisation, vous pouvez inviter une personne qui ne possède pas de compte Google à collaborer sur vos fichiers et dossiers Google Drive. Voir Partagez des documents avec les visiteurs.
2. Pour modifier ce que les utilisateurs peuvent faire à votre fichier, à droite, cliquez sur la flèche vers le bas> Téléspectateur, Commentateur, ou Éditeur.
3. Choisissez d’avertir les gens:
   • Si vous souhaitez informer les personnes que vous avez partagé un fichier avec elles, vérifier la Notifier les gens boîte. Si vous informez des personnes, chaque adresse e-mail que vous entrez sera incluse dans l’e-mail.
   • Si vous ne souhaitez pas informer les gens, décochez la case Notifier les gens boîte.
4. Cliquez sur Partager ou Envoyer.

4. Dictée vocale

Besoin d’un moyen mains libres pour faire du travail? Vous pouvez taper et modifier en parlant dans Google Docs ou dans les notes du présentateur Google Slides. La seule mise en garde est que cette fonctionnalité est limitée aux navigateurs Chrome. Si vous utilisez un autre navigateur, vous devrez taper – la dictée vocale ne fonctionnera pas.

Il existe un certain nombre d’utilisations différentes pour la dictée vocale, mais nous commencerons par la saisie vocale.

Pour taper avec votre voix:

1. Vérifiez que votre microphone fonctionne.
2. Ouvrez un document dans Google Docs avec un navigateur Chrome.
3. Cliquez sur Outils > Saisie vocale. Une boîte de microphone apparaît.
4. Lorsque vous êtes prêt à parler, cliquez sur le microphone.
5. Parlez clairement, à un volume et à un rythme normaux (voir ci-dessous pour plus d’informations sur l’utilisation de la ponctuation).
6. Lorsque vous avez terminé, cliquez à nouveau sur le microphone.

5. Synchronisez tous vos fichiers

Vous pouvez synchroniser certains ou tous vos fichiers et dossiers sur votre ordinateur avec Google Drive. C’est un excellent outil à utiliser si vous avez besoin d’accéder à vos documents et dossiers à partir de différents ordinateurs ou appareils. Pour l’utiliser, cependant, vous devrez télécharger Drive sur votre ordinateur.

Pour synchroniser vos fichiers sur Google Drive:

1. Sur votre ordinateur, cliquez sur Sauvegarder et synchroniser.
2. Cliquez sur Plus> Préférences.
3. À droite, cliquez sur les dossiers que vous souhaitez synchroniser.
4. Pour ajouter un dossier ne figurant pas dans la liste, cliquez sur Choisir le dossier.
5. Ajoutez le dossier que vous souhaitez synchroniser.
6. Cliquez sur D’accord.

6. Collaborez avec les autres

Un autre avantage solide de Google Drive est qu’il vous permet de collaborer avec d’autres à distance. Tout ce que vous avez à faire est de partager des fichiers ou des dossiers Google Drive et vous pouvez travailler dessus avec des collègues ou même des personnes extérieures à votre entreprise. La personne avec laquelle vous partagez vos fichiers ne doit pas non plus être un utilisateur Gmail. Cette fonctionnalité fonctionne pour collaborer avec presque tout le monde.

Pour collaborer avec d’autres:

1. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager.
2. Cliquez sur Partager.
3. Sous Partager avec des personnes et des groupes, entrez l’adresse e-mail avec laquelle vous souhaitez partager.
4. Pour modifier ce que les utilisateurs peuvent faire à votre fichier, sur la droite, cliquez sur la flèche vers le bas> Téléspectateur, Commentateur, ou Éditeur.
5. Choisissez d’avertir les gens:
   • Si vous souhaitez informer les personnes que vous avez partagé un fichier avec elles, vérifier la Notifier les gens boîte. Si vous informez des personnes, chaque adresse e-mail que vous entrez sera incluse dans l’e-mail.
   • Si vous ne souhaitez pas informer les gens, décochez la case Notifier les gens boîte.
6. Cliquez sur Partager ou Envoyer.

7. Créer des enquêtes

Vous souhaitez envoyer une enquête? Vous n’avez pas besoin d’utiliser SurveyMonkey ou un autre site d’enquête pour ce faire. Vous avez tout ce dont vous avez besoin dans Google Drive. Créer une nouvelle enquête est simple. Vous utiliserez Google Forms pour faire le travail, et il sera enregistré dans Google Drive.

Pour créer un formulaire directement depuis Google Drive:

1. Sur un ordinateur, accédez à drive.google.com.
2. En haut à gauche, cliquez sur Nouveau > Formulaires Google.

8. Téléchargement par glisser-déposer

Le téléchargement de fichiers ou de documents sur Google Drive est vraiment simple. Tout ce que vous avez à faire est de faire glisser et déposer ce que vous téléchargez au bon endroit dans Drive.

Pour faire glisser et déposer des téléchargements:

1. Sur votre ordinateur, accédez à drive.google.com.
2. Ouvrez ou créez un dossier.
3. Pour télécharger des fichiers et des dossiers, faites-les glisser dans le dossier Google Drive.

9. Travailler hors ligne

Si vous n’êtes pas connecté à Internet, vous pouvez toujours afficher et modifier des fichiers dans Google Drive. Cette astuce fonctionne pour Google Docs, Sheets et Slides, mais vous devrez modifier vos paramètres pour y parvenir.

Pour modifier vos paramètres afin de travailler hors ligne:

1. Ouvrez Chrome. Assurez-vous que vous connecté à Chrome.
2. Aller à drive.google.com/drive/settings.
3. Cochez la case à côté de « Créez, ouvrez et modifiez vos fichiers Google Docs, Sheets et Slides récents sur cet appareil en mode hors connexion.« 

10. Application mobile pour iOS et Android et applications de productivité telles que Docs, Sheets, etc.

Vous ne pouvez pas travailler efficacement dans Google Drive sur votre navigateur mobile, mais vous pouvez faire le travail si vous téléchargez l’application mobile pour votre téléphone. Vous avez le choix entre une application Google Drive ou des applications individuelles pour Docs, Sheets et d’autres catégories Google Drive. Cela facilite le partage ou la modification de documents directement depuis votre téléphone ou votre tablette.

11. Taille de stockage

Votre compte Google Drive est livré avec 15 Go d’espace de stockage gratuit. Si vous avez besoin de plus d’espace de stockage, vous avez le choix entre un certain nombre d’options d’abonnement – jusqu’à 2 To de stockage. Les plans ne casseront pas la banque non plus – le plan le plus cher vous coûtera 9,99 $ par mois, avec une réduction de 17% pour le prépaiement par an.

Si vous voulez plus d’espace de stockage:

1. Assurez-vous que vous êtes connecté à votre compte Google.
2. Sur ton ordinateur, visitez le site Web de Google One.
3. Choisissez un autre plan de stockage.

Une fois la mise à niveau effectuée, votre abonnement Google One remplace votre forfait de stockage Drive actuel.

12. Modules complémentaires / extensions

Il existe des tonnes de modules complémentaires et d’extensions qui fonctionnent bien avec Google Drive. Un exemple est le Enregistrer dans l’extension Google Drive pour Chrome, qui vous permet d’enregistrer le contenu Web ou la capture d’écran directement sur Google Drive. C’est simple à utiliser – tout ce que vous avez à faire est d’ajouter l’extension à Chrome et de cliquer avec le bouton droit de la souris pour enregistrer les hyperliens et les médias.

13. Recherche de fichiers avancée

Vous avez la possibilité d’effectuer des recherches avancées dans Google Drive à l’aide de différentes statistiques de recherche. Disons, par exemple, que vous souhaitez rechercher une expression exacte. Vous utiliseriez des guillemets autour de l’expression dans la zone de recherche pour demander ce type de requête avancée.

Vous pouvez également utiliser un signe moins pour rechercher des documents qui excluent un mot particulier, ou vous pouvez également effectuer une recherche par propriétaire, créateur et type de fichier. Pour plus d’informations sur les recherches de fichiers avancées dans Google Drive, appuyez ici.

14. Raccourcis clavier

Si vous utilisez Google Drive sur le Web, il existe des dizaines de raccourcis clavier différents à utiliser. Il existe des raccourcis pour la navigation et les vues, la sélection d’éléments, le déplacement entre les éléments, l’exécution d’actions sur les éléments sélectionnés, la création d’éléments, l’ouverture de menus, les actions d’application et les actions du mode aperçu. En d’autres termes, il y en a trop pour les énumérer ici.

Vous souhaitez consulter les raccourcis clavier? Vous pouvez afficher la liste des raccourcis clavier en appuyant sur Ctrl + / (Chrome OS, Windows) ou ⌘ +/ (Mac).

15. Personnalisez les couleurs des dossiers, etc.

Il est facile de personnaliser et d’organiser vos dossiers de fichiers dans Google Drive. Ces astuces peuvent être utiles si vous êtes un gros utilisateur et que vous avez des tonnes de dossiers dans votre lecteur. L’un des moyens les plus simples d’organiser vos fichiers consiste à les coder par couleur, ce qui ne demande pas beaucoup d’efforts.

Pour coder en couleur vos dossiers, ouvrez votre Google Drive et cliquez avec le bouton droit sur le dossier que vous souhaitez modifier. Cliquez sur Changer de couleur et choisissez la couleur que vous souhaitez utiliser. Pour d’autres astuces d’organisation de dossiers, comme la création d’un raccourci vers un dossier ou le déplacement d’un fichier, appuyez ici.