Beaucoup d’entre nous utilisent Google Agenda pour des rappels sur les rendez-vous et sans fin Zoom appels, mais il y a tellement plus que vous pouvez faire avec l’application. Et parce que c’est gratuit, tout le monde, des débutants aux professionnels chevronnés de l’organisation, peut l’utiliser pour rationaliser leurs horaires.

1. Créer un nouveau calendrier

Les tâches professionnelles, les réunions personnelles et autres courses quotidiennes peuvent vraiment encombrer votre emploi du temps. Heureusement, vous pouvez créer des calendriers distincts et codés par couleur pour chaque aspect de votre emploi du temps. Pas besoin de regarder un mur de boîtes bleues.

Pour ajouter d’autres calendriers, cliquez sur le signe plus (+) en regard de Autres calendriers en bas à gauche, puis choisissez Créer un nouveau calendrier. Nommez et codez par couleur le nouveau calendrier comme vous le souhaitez. Lorsque vous avez terminé, vous pouvez cocher ou décocher la case en regard du nom du calendrier pour afficher ou masquer ses tâches sur votre calendrier principal afin de ne voir que ce qui est important.

2. Comment partager un calendrier Google

Parfois, il est utile de partager votre calendrier avec d’autres personnes afin que tout le monde puisse suivre les événements importants. Les personnes avec lesquelles vous partagez votre calendrier Google peuvent le voir dans la vue de leur calendrier et choisir de le masquer s’ils le souhaitent. Vous pouvez également personnaliser et restreindre ce qu’ils voient.

Recherchez le calendrier que vous souhaitez partager dans la liste sous Mes calendriers. Cliquez sur le menu à trois points à côté du calendrier et sélectionnez Définition et partage. Dans le menu des paramètres, cliquez sur Partager avec des personnes spécifiques > Ajouter des personnes.

Tapez les adresses e-mail de toutes les personnes auxquelles vous souhaitez donner accès et personnalisez leurs autorisations pour permettre aux gens de voir autant, ou aussi peu, de ce calendrier que vous le jugez approprié.

3. Utilisez les raccourcis clavier

Dans Google Agenda, les raccourcis clavier vous permettent de tout faire, à partir de la modification de l’affichage du calendrier (appuyez sur t à voir aujourd’hui, par exemple) pour ajouter un nouvel événement (hit c pour créer un événement). Tout d’abord, vérifiez que les raccourcis clavier sont activés; cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à droite, sélectionnez Paramètres, faites défiler jusqu’à Raccourcis clavier et assurez-vous que la case à côté de Activer les raccourcis clavier est coché. Ensuite, reportez-vous à Liste de Google(Ouvre un nouvel onglet) des raccourcis du calendrier, ou appuyez sur Commande + / (ou Contrôle + /) à partir d’un navigateur pour afficher une liste de raccourcis facile à lire.

4. Personnalisez vos notifications

Si vous avez une réunion ou un rendez-vous important que vous ne pouvez pas manquer, configurez plusieurs alertes pour cela. Le calendrier vous permet de programmer des notifications pour certains intervalles de temps avant un événement, de sorte que vous pouvez recevoir un ping envoyé à votre téléphone un jour, une heure ou 15 minutes avant votre événement. Les utilisateurs mobiles disposent de plusieurs options prédéfinies, mais peuvent également créer des intervalles personnalisés pour les notifications. Vous pouvez également configurer des e-mails de rappel.

Pour configurer des notifications personnalisées, cliquez sur l’icône de menu à trois points à côté du calendrier avec l’événement concerné. Cliquer Paramètres et partage, puis choisissez Notifications d’événements pour personnaliser les paramètres de notification par défaut pour chaque événement de ce calendrier. Sur mobile, ouvrez le menu hamburger, puis choisissez Paramètres et sélectionnez le calendrier.

Si vous souhaitez laisser le paramètre par défaut seul et personnaliser uniquement les rappels pour un seul événement, cliquez sur l’événement, sélectionnez Éditer, et modifiez les paramètres de notification pour cet événement.

5. Créer des événements à partir de Gmail

Nous avons probablement tous eu des réunions qui aurait pu être un e-mail, mais qu’en est-il d’un fil de discussion qui devrait être une réunion ? Utilisez Gmail pour créer un événement dans Google Agenda et résoudre cette discussion extra-longue avec un appel vidéo à la place.

Lorsque vous affichez le fil de discussion, cliquez sur le menu à trois points dans le coin supérieur droit, puis cliquez sur Créer un événement. Un nouvel événement sera automatiquement ajouté à Google Agenda, avec les détails de votre fil de discussion. La ligne d’objet sera le titre de l’événement et les messages du fil de discussion apparaissent dans la description de l’événement.

6. Créer des notes à partir d’événements de groupe

Besoin de garder tout le monde sur la même longueur d’onde? Utiliser Google Agenda pour créer un Google Doc des notes de réunion pourr vos événements avec plusieurs participants. Tout ce que vous avez à faire est de sélectionner l’événement sur le calendrier, puis cliquez sur Prendre des notes de réunion dans la description de l’événement. Le document résultant est ensuite joint à l’invitation à l’événement, ce qui permet à tous les invités d’accéder aux notes.

7. Configurer des e-mails d’agenda quotidiens

Vous souhaitez obtenir un aperçu quotidien automatique de votre emploi du temps tous les matins sans ouvrir Google Agenda? Google peut envoyer une liste des tâches de la journée directement dans votre boîte de réception. Pour le configurer, accédez à votre liste de calendriers dans la barre latérale gauche et cliquez sur le menu à trois points à côté de celui que vous souhaitez utiliser pour envoyer des e-mails d’agenda quotidiens. Cliquer Paramètres et partage > Autres notifications, et assurez-vous que le menu déroulant à côté de Agenda quotidien Dit Messagerie électronique. Vous recevrez maintenant un e-mail quotidien avec les tâches de ce calendrier spécifique jusqu’à ce que vous les fermiez, ce que vous pouvez faire en passant par le même processus et en changeant la boîte de menu déroulante en « aucun ».

8. Ajouter et personnaliser des fuseaux horaires

À l’époque de télétravail, il n’est pas rare que les entreprises aient des équipes réparties sur plusieurs fuseaux horaires. En ajoutant des fuseaux horaires supplémentaires à Google Agenda, vous pouvez planifier la prochaine réunion à une heure qui convient à tout le monde. Cliquez sur l’icône d’engrenage dans le coin supérieur droit, puis cliquez sur Paramètres. Cliquer Fuseau horaire dans la barre latérale gauche, puis cochez la case qui dit Afficher le fuseau horaire secondaire. Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez le fuseau horaire dont vous avez besoin. Une fois terminé, ce fuseau horaire apparaîtra dans la vue de votre calendrier à côté de l’heure locale.

9. Modifier plusieurs jours à la fois

Parfois, vous n’avez besoin de voir que quelques jours de votre calendrier à la fois. C’est pourquoi Google Agenda dispose de vues intégrées Jour, Semaine, Mois, Année, Calendrier et 6 Jours disponibles dans le menu déroulant en haut de l’écran. Les utilisateurs mobiles peuvent ouvrir les hamburger men pour choisir parmi la vue Horaire, Jour, 3 jours, Semaine et Mois.

Si vous devez modifier ou afficher une sélection différente de jours, par exemple du mercredi au samedi, vous pouvez le faire à partir de l’application Web. Cliquez sur le premier jour dans le petit calendrier dans la barre latérale gauche, puis faites glisser le curseur sur les jours dont vous avez besoin. Cela changera votre grande vue de calendrier pour afficher uniquement ces jours.

10. Personnalisez vos couleurs et votre arrière-plan

Google Agenda fournit des options de couleur pour le codage des événements et des tâches, mais vous voudrez peut-être plus que les valeurs par défaut. Heureusement, il y en a plusieurs Extensions Chrome qui vous permettent d’ajouter facilement de nouvelles couleurs à Google Agenda et même de définir une image d’arrière-plan pour votre vue principale. Le Plus de couleurs pour le calendrier!(Ouvre un nouvel onglet) vous permet d’ajouter de nouvelles couleurs par valeur hexadécimale et de les enregistrer pour une utilisation ultérieure. Et vous pouvez ajouter un arrière-plan personnalisé avec le Arrière-plan de calendrier personnalisé(Ouvre un nouvel onglet) extension.

11. Recherche avancée dans le calendrier

Vous avez besoin de modifier un événement, mais vous ne vous souvenez pas exactement quand il est censé se produire ? Cliquez sur la loupe en haut de l’écran (ou appuyez simplement sur le bouton / key) pour effectuer une recherche rapide dans le calendrier. Si vous souhaitez obtenir une fonctionnalité très spécifique, cliquez sur la petite flèche déroulante dans la barre de recherche pour des options plus avancées qui vous permettent de rechercher par critères tels que les participants à l’événement, le lieu et la date, en plus de vos mots-clés.

12. Accédez à votre calendrier hors ligne

Si vous voyagez beaucoup et que vous savez que vous n’aurez pas toujours la meilleure couverture Internet, vous pouvez activer l’accès hors ligne à Google Agenda. Cliquez sur l’icône d’engrenage et choisissez Paramètres > Hors-ligne, puis cochez la case en regard de Activer le calendrier hors connexion. Google vous informe alors de recharger la page. Pour plus d’informations, consultez Google guide étape par étape(Ouvre un nouvel onglet) du processus. Une mise en garde: vous pourrez accéder à votre calendrier et le modifier même si vous n’avez pas de connexion Internet, mais il ne sera pas mis à jour sur vos autres appareils tant que vous n’êtes pas de nouveau en ligne.