L’utilisation des smartphones sur le lieu de travail est monnaie courante. Les smartphones peuvent offrir de nombreux avantages aux employés et aux employeurs, tels qu'une productivité, une communication, une collaboration et une flexibilité accrues. Ainsi, de nombreuses entreprises fournissent des smartphones d’entreprise à leurs employés ou leur permettent d’apporter leurs propres appareils au travail (BYOD).

Toujours, les smartphones d'entreprise et le BYOD peuvent poser des défis et des risques, comme la distraction, la confidentialité, la sécurité et les violations des réglementations. Les organisations doivent mettre en œuvre des politiques et des directives claires sur l’utilisation efficace et responsable des smartphones sur le lieu de travail.

De nombreuses entreprises mettent en œuvre des politiques et des procédures pour garantir la conservation des documents commerciaux, y compris les communications électroniques, conformément aux exigences de leur secteur en matière de tenue de documents. Ils peuvent conseiller aux employés d'utiliser des communications électroniques approuvées et d'éviter les méthodes non approuvées, y compris l'utilisation de leurs appareils et applications personnels, tels que WhatsApp. Ils peuvent également interdire l’utilisation d’applications personnelles de courrier électronique, de chat ou de messagerie texte à des fins professionnelles ou le transfert de communications liées au travail vers des appareils personnels pour faciliter la conduite des affaires en dehors des heures normales de travail.

Malgré l'établissement de politiques claires, les entreprises continuer à enfreindre les règles réglementaires en matière de tenue de dossiers, comme par exemple auprès de la Securities and Exchange (SEC) des États-Unis pour les courtiers en valeurs mobilières et de la Commodity Futures Trading Commission (CFTC) pour les traders de contrats à terme sur matières premières, d'options et de dérivés ou swaps de gré à gré (OTC). Les règles de tenue de registres font partie intégrante des fonctions de protection des investisseurs des agences, où les registres conservés constituent le principal moyen de contrôler le respect des lois sur les valeurs mobilières et le commerce des matières premières.

Par exemple, la SEC exige que les courtiers créent et conservent un enregistrement complet de chaque transaction sur titres qu'ils exécutent dans le cadre de leur vaste activité de valeurs mobilières. En général, si les livres et registres se rapportent à un compte, la période de conservation est de six ans après la clôture du compte ou de six ans à compter de la date de création des livres et registres. (17 CFR § 240.17a-3 et 17a-4). La CFTC exige que les traders conservent des registres réglementaires de tout swap ou de toute transaction au comptant ou à terme associée depuis la date de création du registre jusqu'à la date de résiliation, d'échéance, d'expiration, de transfert, de cession ou de novation de la transaction et pendant au moins cinq ans après cette date. . Lorsque la commission exige la conservation des communications orales, les commerçants doivent conserver les enregistrements oraux pendant au moins un an à compter de la date des communications. (17 CFR Partie 1 § 1.31.)

Les employés ignorent souvent les politiques relatives aux smartphones et privilégient la commodité de gérer leurs affaires professionnelles et personnelles sur le même appareil ou d'utiliser des applications préférées (mais non approuvées) pour faciliter leur travail. En outre, de nombreuses entreprises n'ont pas encore mis en œuvre un système de suivi et d'examen pour déterminer si les employés adhèrent aux politiques de communication de l'entreprise et s'engagent à assumer leurs responsabilités en matière de tenue de dossiers.

Les politiques de l'entreprise doivent inclure la notification annuelle aux employés que les communications électroniques sont soumises à la surveillance de l'entreprise et la mise en œuvre d'une surveillance suffisante pour garantir que les employés respectent les politiques de tenue de dossiers et de communication de l'entreprise. Pour enquêter et collecter des données ciblées sur les smartphones pertinentes pour la SEC, la CFTC et d'autres problèmes de conformité réglementaire, les équipes doivent rendre ces données disponibles en un seul endroit pour examen. Cela permet à plusieurs personnes, et non à un seul enquêteur, de déterminer rapidement s'il y a un problème, de quoi il s'agit, et d'isoler les communications entourant le problème.

La technologie avancée de collecte d’appareils mobiles :

• Collectez UNIQUEMENT les informations en réponse aux initiatives de conformité, aux litiges ou aux enquêtes
• Collectez des données à partir des smartphones Apple iOS et Android
• Collectez des applications de chat par messages courts, telles que WhatsApp et la messagerie texte SMS
• Surveiller les responsabilités en matière de tenue de dossiers
• Capturez toutes les communications réglementées nécessaires pour répondre aux exigences des lois sur les valeurs mobilières et le commerce
• Protéger les droits à la vie privée des dépositaires sur les données de leur smartphone
• Accédez et transférez UNIQUEMENT les données ciblées autorisées par les politiques de l’entreprise ou dans le cadre d’un litige ou d’une enquête.
• Fournir un résumé de l’inventaire de la collection
• Détaillez une liste par dépositaire, taille de fichier individuel et nombre de messages, de fils de discussion et de photos.

La technologie a récemment progressé pour soulager les entreprises et leurs avocats qui ont besoin de surveiller ou d'enquêter sur des équipes dispersées avec des informations pertinentes sur des appareils mobiles. Pour voir les progrès réalisés par ModeOne avec son approche brevetée et révolutionnaire de la découverte d'appareils mobiles, Cliquez ici.