Présenté en avant-première l'année dernière, Google est offrant maintenant une fonctionnalité de signature électronique dans Docs et Drive pour les clients Workspace Individual, alors qu'elle sera bientôt disponible pour certains niveaux.
Cette fonctionnalité de signature électronique vous permet de « signer un contrat officiel directement depuis Google Drive sans avoir à changer d'application ou d'onglet ». En même temps, il est possible de demander des signatures en glissant-déposant des champs (jusqu'à 200) dans un document. Cela inclut également le nom, les initiales et la date de signature.
Google générera ensuite un fichier PDF verrouillé et l'enverra aux destinataires spécifiés. Vous aurez la possibilité de surveiller l’état des demandes de signature électronique.
Une fois terminé, un PDF signé est « ajouté séparément au Drive du signataire et envoyé sous forme de pièces jointes par courrier électronique au demandeur et au signataire ».
Pour le moment, eSignature for Docs est disponible en version bêta ouverte (aucune inscription supplémentaire requise) pour les utilisateurs de Google Workspace Individual. Il s'adresse aux « solopreneurs et aux petites entreprises » qui ont besoin d'un moyen simple de suivre « les contrats, les accords clients et autres documents contraignants ».
Les niveaux Workspace suivants peuvent rejoindre une version bêta au cours des semaines à venir : Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Starter, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus et les clients à but non lucratif.
La signature électronique y sera lancée parallèlement aux mises en page de courrier électronique personnalisées dans Gmail dans le cadre d'une extension des fonctionnalités de campagne par courrier électronique.
Pour l’avenir, Google travaille à l’ajout de ces fonctionnalités aux signatures électroniques :
- « Multi-signataire : la possibilité de demander une signature à plusieurs utilisateurs »
- « Utilisateurs non-Gmail : possibilité de demander une signature électronique aux utilisateurs non-Gmail »
- « Initier une signature électronique sur un PDF : la possibilité d'initier une signature électronique sur des fichiers PDF stockés dans Drive »
- « Piste d'audit : tous les contrats complétés contiendront automatiquement un rapport de piste d'audit »
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