Utilisez-vous l’application Notes d’Apple ? Bien qu’il reste limité aux iPhones, iPads et Mac, il est devenu un outil incroyablement utile qui propose même des fonctionnalités de collaboration pour aider à travailler en équipe.

Jongler trop à la fois ? Les notes peuvent aider

Apple a réitéré Notes au fil des ans et a apporté des améliorations utiles à la productivité dans ses systèmes d’exploitation les plus récents. (De côté: Notes rapides est d’une grande valeur, aussi.)

Notes est aujourd’hui un puissant service synchronisé avec iCloud doté de fonctionnalités qui vous permettent d’enregistrer des mots, des documents, des images, des sites Web, des liens, des listes de contrôle, etc. fonction de recherche.

Voici quelques-unes des choses que vous pouvez faire avec qui peuvent vous aider à garder une longueur d’avance sur les millions de tâches auxquelles vous êtes soudainement confronté à la fin de 2021 (et à la pandémie de COVID-19).

Utilisez-vous la vue Galerie ?

Je vis dans des vues de liste dans toutes mes applications car c’est un bon moyen de rester au courant de plusieurs sujets à la fois. C’est pourquoi je néglige si souvent d’utiliser la vue Galerie, qui est un moyen plus visuel de trouver des notes. Vous verrez n’importe quelle image prise du haut de la note et les premiers mots du texte.

Pour accéder à la vue Galerie sur iPhone/iPad : Appuyez sur le icône de points de suspension à trois points et sélectionnez Voir la galerie ou mettez votre appareil en mode paysage pour appeler automatiquement cette vue.

Pour accéder à la vue Galerie sur Mac : Dans Notes, appuyez simplement sur l’icône à quatre carrés au-dessus de la deuxième colonne ou utilisez Afficher>Comme Galerie depuis le menu des applications.

Le moyen rapide de trouver des pièces jointes

J’aime que vous puissiez utiliser des balises, des dossiers, des titres et des images pour faire ressortir Notes. Mais si vos notes sont comme les miennes et sont devenues un champ de mines de notes mal ordonnées sans ordre particulier – avec quelques-unes épinglées en haut et un élément quelque part en bas du marché « Résolution 2012 : arrêtez la procrastination » – vous aurez besoin de cette astuce : vue Pièces jointes.

Pour voir toutes vos pièces jointes dans une galerie visuelle, appuyez sur les points de suspension sur iOS/iPad et sélectionnez Afficher les pièces jointes. Ou choisissez Affichage>Navigateur de pièces jointes sur un Mac. Alternativement, placez simplement votre iPhone en mode paysage et vous verrez également cette vue.

Jouer au tag

À partir d’iOS/iPad OS 15 et macOS Monterey, vous pouvez attribuer des balises à code couleur à chaque note que vous créez. Ceux-ci se synchronisent sur iCloud et vous offrent un autre moyen de rechercher des éléments, ainsi qu’un moyen puissant de rassembler des notes pertinentes de différents sujets dans des recherches intelligentes. Vous pouvez attribuer plusieurs balises à chaque note, ce qui rend les dossiers intelligents utiles, car ils peuvent organiser des éléments de différents dossiers et sur différents sujets.

Comment créer une balise ?

Tapez simplement le hachage (#) puis la balise.

Ce rapport peut être étiqueté comme #conseilsutiles, une fois enregistré dans Notes, par exemple.

La grande limitation est que ces balises ne prolifèrent pas dans d’autres applications, donc une note ne sera pas détectable dans un dossier intelligent sur votre Mac ou dans Fichiers sur iPhone – juste dans Notes. Une fois que vous avez attribué quelques balises, vous les verrez apparaître dans un nouveau nuage de balises au bas de la colonne de gauche de l’application.

Comment utiliser les dossiers intelligents

Les dossiers intelligents sont un excellent moyen de rassembler des notes pertinentes. Lorsque vous créez un dossier, vous pouvez également accéder à une gamme de commandes. Appuyez sur les points de suspension et vous pourrez partager le dossier, trier ses notes (y compris les classer dans l’ordre), ajouter un nouveau dossier ou déplacer le dossier actuel, le renommer, ajouter des pièces jointes et le convertir en un dossier intelligent .

[Also read: 2021 — the year Apple became a big player in enterprise tech]

Choisissez le dossier que vous souhaitez convertir en dossier intelligent, appuyez sur les points de suspension, puis appuyez sur Créer un dossier intelligent, ajoutez-lui un nom et ses notes seront étiquetées avec le même nom. Vous ne pouvez pas convertir des dossiers contenant des sous-dossiers, des dossiers partagés ou des dossiers contenant des notes verrouillées. À l’avenir, toute note que vous étiquetez avec ce nom de sous-dossier #projecttitan, par exemple, sera récupéré et mis à disposition dans ce dossier Smart.

Comment trier les notes dans un dossier

Chaque dossier vous permet de définir comment les notes qu’il contient sont organisées par dossier. Ouvrez le dossier, appuyez sur cette ellipse et sélectionnez Trier les notes par. La valeur par défaut consiste à trier les notes en fonction du moment où elles ont été modifiées, mais vous pouvez également définir cette option sur la plus ancienne en premier, la plus récente en premier, trier par titre et par date de création. Choisissez simplement l’ordre qui facilite la gestion de vos notes pour cet ensemble spécifique de notes.

Garder le contrôle

Pour empêcher les éléments cochés de se déplacer vers le bas de votre liste, ouvrez Paramètres> Notes et définissez Trier les éléments cochés à Manuellement. Sur un Mac, ouvrez les préférences de l’application et cochez ou décochez Trier automatiquement les éléments cochés.

Comment partager des notes et des dossiers

Le partage de notes (et de dossiers) est facile. Sur iOS, sélectionnez une note, appuyez sur les points de suspension et choisissez Partager le dossier.

• Sur un Mac, appuyez sur la personne dans un cercle avec une icône de bouton plus en haut de l’application.
• Il vous sera demandé d’attribuer des droits et vous aurez deux choix : « Peut apporter des modifications » ou « Afficher uniquement ».
• Il vous sera ensuite demandé comment vous souhaitez partager : via Messages, Mail ou d’autres applications sélectionnées.
• Enfin, vous pourrez choisir la liberté de partage de cette note. Vous pouvez autoriser toute personne avec qui vous la partagez à la partager avec d’autres, ou sécuriser la note afin que personne avec qui vous la partagez ne puisse ensuite transmettre ces notes confidentielles du Projet Titan à ce journaliste qui en sait trop.

Une dernière chose : dans iOS 15 et macOS Monterey, vous pouvez utiliser des mentions pour informer les collaborateurs lorsque quelque chose a changé dans une note, tapez simplement @leur nom dans la note et ils seront avertis pour vérifier ce que vous avez modifié.

Comment exporter des notes au format PDF

Vous pouvez exporter des notes au format PDF ; il suffit de choisir Fichier>Exporter au format PDF sur un Mac.

• Sur iOS, appuyez à nouveau sur cette ellipse et appuyez sur Imprimer.
• Ensuite, dans la boîte de dialogue Imprimer qui apparaît, faites glisser deux doigts sur l’image d’aperçu que vous voyez pour obtenir un aperçu en plein écran de ce que vous allez imprimer.
• Cet aperçu en plein écran sera un PDF, dont vous pouvez maintenant insérer une copie dans Livres ou appuyer sur l’élément Partager pour l’envoyer à quelqu’un d’autre par e-mail, Messages, AirDrop, etc.

Comment voir ce que les gens font dans une note partagée

Vous pouvez voir ce que les gens ont fait dans une note. Ouvrez la note, appuyez et maintenez un doigt dessus et balayez de gauche à droite. Vous verrez une liste chronométrée et datée de toutes les modifications et des personnes qui les ont traitées.

Peut-être avez-vous trouvé quelques idées pour vous aider à mieux utiliser Notes. Vous pouvez également explorer Le propre guide d’Apple à son application pour en savoir un peu plus.

Plus de conseils? En voici d’autres à explorer :

Merci de me suivre sur Twitter, ou rejoignez-moi dans le Bar & grill AppleHolic et Discussions Apple groupes sur MeWe.