Nous savons que le travail à distance peut parfois devenir solitaire. Nous savons également que la collaboration en ligne peut libérer des talents organisationnels que vous n’exploitiez pas auparavant, car certaines personnes talentueuses mais silencieuses lors de réunions en personne peuvent briller lorsqu’elles travaillent virtuellement.

Sheela Subramanian, vice-présidente, Future Forum, souligne la nécessité de gérer les événements d’une manière adaptée à la façon dont nous travaillons aujourd’hui, et non à la façon dont nous travaillions auparavant. Certaines entreprises ont changé où le travail arrive, mais reste coincé dans des modèles antiques de comment le travail a lieu, prévient-elle.

« Les gestionnaires devraient se concentrer sur les résultats plutôt que sur l’activité et le présentéisme », dit-elle.

Qu’est-ce que cela signifie pour la gestion des réunions à distance ?

Utilisez une technologie fiable – et utilisez-la bien

Combien de réunions sont rythmées par des failles techniques causées par des participants ne sachant pas utiliser la technologie ? Combien de minutes ont été perdues pendant que les gens tentent de partager leur écran ?

Il incombe à la direction de passer autant de temps qu’il le faut à apprendre comment fonctionne l’outil de collaboration qu’il a choisi et à partager ces informations avec les employés. Non seulement cette connaissance rend le temps plus productif, mais elle permet à chacun d’apprendre au fil du temps. Les meilleurs choix technologiques seront toujours ceux que les employés utilisent déjà : Zoom, Teams et Webex. Ce ne sera probablement pas encore FaceTime.

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Considérez le contenu

Réfléchissez bien.

« Toutes les réunions ne sont pas créées égales. Chaque type de réunion nécessite une approche différente », États Gartner.

C’est vrai. La concentration est difficile à maintenir dans le meilleur des cas et plus difficile encore lorsque vous travaillez à distance. Si vos réunions nécessitent l’utilisation de diapositives, il est logique d’éviter les diapositives de présentation riches en contenu et de faire tout ce qu’il faut pour simplifier votre présentation.

Cinq diapositives qui résonnent vaudront toujours mieux que cinq qui prêtent à confusion.

Ouvrir les chaînes

La réflexion s’étend également à ce que vous faites avant et après les réunions.

Certaines entreprises créent des canaux Slack que les participants peuvent utiliser pour signaler des idées, des problèmes et des préoccupations avant les réunions et pour capturer toutes les pensées qui pourraient émerger par la suite.

Quelqu’un doit être chargé de capturer et de distiller des informations utiles à partir de ce canal (ou de tout autre canal choisi) pour révéler des informations et des points d’action supplémentaires.

N’oubliez pas d’enregistrer les points d’action tels qu’ils sont convenus lors des réunions. De nombreuses organisations pensent que la mémoire suffira et se demandent ensuite ce qui n’a pas fonctionné alors que ce n’est inévitablement pas le cas. Reconnaître, accepter et atteindre des objectifs concrets est fondamental pour la gestion du travail à distance.

Qui est sur la liste ?

Les réunions de collaboration à distance asynchrones fonctionnent mieux si elles sont ciblées.

Lorsque décider qui doit assister à une réunion, tenez également compte du rôle et de la contribution de chacun et assurez-vous que cela est connu avant l’événement et que les contributions apportées sont reconnues.

Il est également plus productif d’organiser une série de réunions plus petites et plus courtes qu’une vaste affaire à tous. Non seulement le contenu de la réunion peut être adapté aux compétences de chaque groupe, mais l’engagement peut s’améliorer.

d’Adobe L’avenir du temps Le rapport a souligné que la moitié des travailleurs se sentaient sous pression pour être toujours joignables, et la plupart trouvaient difficile de maintenir des limites entre le travail et le temps personnel. Gartner note également la nécessité d’éliminer les réunions au cours desquelles tout le monde discute longuement d’un problème, mais ne parvient pas à se mettre d’accord sur une solution positive.

Prenez du temps pour le personnel

Si quelqu’un a été malade, laissez-le en parler. Faites de la place pour les gens, pas seulement pour la fonction. Les compétences générales sont encore plus importantes lors de l’interaction en vidéo et quelques instants de liaison peuvent aider à maintenir votre équipe ensemble.

Bouger le calendrier

Le travail à distance signifie des équipes fonctionnent souvent de manière asynchrone. Mais ce qu’il ne faut pas qu’il arrive, c’est de perdre la cohésion d’équipe lorsque certaines personnes régulièrement ne peuvent pas se réunir en raison d’engagements professionnels ou personnels dans un monde asynchrone.

Plutôt que d’insister sur des réunions à heures régulières, modifiez les horaires pour permettre à plus de membres de votre équipe de participer au moins une partie du temps.

« 93 % des travailleurs veulent de la flexibilité lorsque ils fonctionnent », explique Subramanian. Gartner recommande également d’utiliser des durées de réunion non conventionnelles. Ils pensent que des discussions de 50 et 10 minutes peuvent remplacer efficacement des sessions plus longues.

Desserrez les choses

Chez Orange Business Services, les employés ont eu la possibilité d’utiliser les outils de collaboration de l’entreprise pour une interaction personnelle pendant la pandémie.

Bien que ce type d’interaction ad hoc puisse finir révéler des problèmes au sein de votre entreprise, il devrait idéalement aider à renforcer la cohésion d’équipe et à maintenir le moral. Un chef d’entreprise branché veut résoudre les problèmes de RH, pas les supprimer.

Faites en sorte que le temps compte

Chaque réunion a des causeurs et des chuchoteurs. Les locuteurs ont tendance à dominer le temps, tandis que les chuchoteurs peuvent dire peu de mots mais ont toujours besoin d’être entendus.

Il existe plusieurs approches pour cela, mais une chose qui fonctionne est de s’assurer que les objectifs de la réunion sont clairement définis avant l’événement, et de présider l’interaction pour s’assurer que tout le monde a la possibilité de s’exprimer et que la prise de décision est prise dans un budget défini. .

Vous avez trois décisions à prendre en une heure de réunion ? Ensuite, la discussion maximale sera de 20 minutes chacun.

Si une décision ne peut être prise dans ce délai, faites-la tourner pour examen ou passez au sujet suivant pour revenir à cette discussion à la fin.

Collaboration vidéo à distance peut être drainant, il est donc logique de gérer le temps efficacement.

Les bonnes manières comptent

Il est également important de se mettre d’accord sur un code d’étiquette de réunion clair conçu pour donner à toutes les parties une chance de s’exprimer, tout en appliquant certaines contraintes à ceux qui aiment dominer la discussion.

J’ai travaillé avec certaines organisations bénévoles qui imposent des « budgets de temps » pour atteindre cet objectif. Ces attributions pourraient être une exigence pour limiter les contributions à, disons, 30 secondes chacune, par exemple.

Faites que le temps compte moins

Il y a un deuxième approche qui peut aussi fonctionner: certaines organisations maintiennent une sorte de chat de réunion ouvert, organisant de longues réunions vidéo non structurées sans ordre du jour ni attente.

Celles-ci peuvent devenir des sessions virtuelles sans rendez-vous au cours desquelles vos équipes peuvent continuer à s’engager dans le travail qu’elles doivent faire et parfois demander de l’aide, des conseils ou simplement une interaction humaine.

Des applications telles que Flux d’équipe ou Asana peut aussi aider à créer ce genre d’espace.

On se connecte, tous se connectent

La stigmatisation contre le travail à distance continue de prévaloir obstinément alors que la direction est aux prises avec la nouvelle réalité selon laquelle l’avenir du travail est basé sur la réussite plutôt que sur la présence.

Ce que cela signifie en pratique, c’est que ceux qui se présentent en personne pour des réunions dans des environnements de travail hybrides finissent par gagner des avantages par rapport à ceux qui restent à distance.

Une façon de contourner cela est de convenir que lorsqu’un membre de l’équipe doit se connecter à la réunion, tous les membres doivent le faire également. Cela aide à réduire cette stigmatisation et met les participants sur un pied d’égalité.

Rester simple

Combien d’applications demandez-vous aux employés d’utiliser pour la collaboration ?

Ce rapport Future of Time d’Adobe révèle que l’utilisation d’un trop grand nombre d’applications peut générer du stress et de l’épuisement. « Nous pouvons facilement nous sentir inondés par le nombre de chaînes et de plateformes avec lesquelles nous sommes censés interagir dans un monde éloigné », m’a dit Naomi Ionita, partenaire de Menlo Ventures.

Comment rendez-vous vos réunions à distance plus productives et moins onéreuses ? Faites-moi savoir ce qui fonctionne pour vous.

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