Outlook de Microsoft est un outil irremplaçable pour d’innombrables organisations et une véritable légion de personnes à travers le monde, mais il n’est pas du tout aimé. Personne en fait jouit passer au crible une boîte de réception remplie ou répondre aux demandes de réunion toute la journée; vous voulez ouvrir votre boîte de réception, faire ce que vous devez faire et sortir le plus vite possible.
C’est là que ces conseils d’organisation Outlook entrent en jeu. L’adoption de ces cinq pratiques simples rendra la plongée dans votre boîte de réception moins douloureuse, et loin moins de temps.
1. Utilisez des dossiers pour réduire l’encombrement de la boîte de réception
Il semble facile de laisser les e-mails s’accumuler dans votre boîte de réception, jusqu’à ce que vous essayiez de trouver quelque chose et que vous subissiez une recherche manuelle. Au lieu de cela, déplacez les messages vers un dossier personnalisé lié à l’entreprise ou au message. C’est comme utiliser un classeur.
Les dossiers personnalisés sont faciles à créer, à gérer et à rechercher; et il n’y a pas de limites de taille ou de nombre, sauf l’espace disque ou les limitations imposées par votre administrateur système. Mais ne deviens pas fou! Trop de dossiers peuvent également ralentir les réponses d’Outlook. Vous ne créeriez pas de dossier dans une armoire pour seulement une douzaine de documents. Si vous créez un dossier pour chaque client ou chaque entreprise, ou même par sujet / contenu (tels que les taxes, les reçus, les voyages), il est correct de consolider les communications peu fréquentes dans un dossier Misc.
Voici comment démarrer avec les dossiers personnalisés.
1. Faites un clic droit sur le Dossiers personnels dans le volet de navigation de gauche d’Outlook, puis choisissez Nouveau dossier dans la liste déroulante. (Vous pouvez également ouvrir l’onglet Dossier et cliquer sur le Nouveau dossier dans le groupe « Nouveau ».)
2. Dans la zone Champ, saisissez le nom du dossier (par exemple, Réunions) et appuyez sur Entrer. Si vous changez d’avis ou remarquez une faute de frappe, cliquez avec le bouton droit sur le nouveau dossier et sélectionnez Renommer le dossier ou Supprimer le dossier. Vous pouvez également le déplacer, le copier ou l’ajouter à la section Favoris via le menu contextuel. Vous pouvez également sélectionner l’un de ces boutons dans le groupe Actions.
3. Notez toutes les autres options de dossier dans le menu du ruban. Vous pouvez rechercher, trier, archiver, appliquer des règles, marquer tous les e-mails comme lus, nettoyer, etc. – tout ce dont vous avez besoin pour gérer vos dossiers.
Image: Julie SartainVous pouvez laisser tout s’accumuler dans votre boîte de réception ou créer des dossiers pour faciliter la recherche des e-mails de projets spécifiques ou de personnes.
2. Créez et attribuez des catégories
Les catégories aident à organiser les e-mails dans votre boîte de réception active afin que vous puissiez déterminer rapidement l’état de chaque e-mail; par exemple: En attente, Échéance, Terminé, etc. Vous pouvez également trier par catégories. Ainsi, par exemple, si vous n’effectuez la maintenance des e-mails qu’une fois par semaine, vous pouvez trier par catégorie, localiser rapidement tous les e-mails « Terminés », puis les déplacer vers leurs dossiers correspondants.
1. Pour créer une nouvelle catégorie, cliquez avec le bouton droit sur la case carrée transparente dans la colonne Catégories et sélectionnez « Toutes les catégories » dans la liste déroulante. Dans la boîte de dialogue Catégories de couleurs, cliquez sur le Nouveau bouton. Entrez un nom pour votre catégorie dans la boîte de dialogue « Ajouter une nouvelle catégorie.
2. Cliquez sur la flèche vers le bas à côté du champ Couleur et choisissez une couleur pour la catégorie. Ensuite, cliquez sur la flèche vers le bas à côté du champ Touche de raccourci et choisissez une touche de raccourci (CTRL + F2 à travers CTRL + F12) pour la catégorie. Ces touches ne sont pas utilisées par d’autres fonctions dans Outlook, elles sont donc disponibles pour les raccourcis de catégorie.
3. Cliquez sur D’accord dans cette boîte de dialogue, puis cliquez sur D’accord dans la boîte de dialogue Catégories de couleurs et la nouvelle catégorie est ajoutée à votre liste. Remarque: il y a 25 couleurs, mais seulement 11 touches de raccourci, alors choisissez les catégories les plus utilisées pour vos touches de raccourci.
4. Pour joindre une catégorie à un e-mail, sélectionnez l’e-mail, puis cliquez avec le bouton droit n’importe où dans la colonne Catégories et sélectionnez une catégorie dans la liste déroulante. Remarque: les e-mails peuvent avoir plusieurs catégories. Pour supprimer une catégorie, cliquez avec le bouton droit n’importe où dans la colonne Catégories de l’e-mail sélectionné, puis cliquez sur Effacer toutes les catégories dans la liste déroulante. Cette volonté clair seulement toutes les catégories attachées à l’e-mail sélectionné. Cela n’affectera pas vos autres e-mails.
Image: Julie SartainLa création de catégories pour les e-mails est une autre façon de les retrouver plus facilement plus tard.
3. Étapes rapides
Quick Steps est une fonctionnalité qui vous permet d’automatiser plusieurs tâches en une seule étape (ou clic) comme déplacer des e-mails vers un dossier spécifique, supprimer, copier, transférer, etc. C’est un formidable gain de temps pour les utilisateurs qui reçoivent un seul expéditeur, qu’il s’agisse de courrier indésirable ou d’un ami proche.
Une fois que vous avez défini une étape rapide pour automatiser une tâche, vous pouvez ensuite cliquer sur n’importe quel courrier électronique, puis sur la tâche automatisée dans le menu Étapes rapides, et Outlook exécute toutes les étapes. Vous pouvez également affecter la tâche à une touche de raccourci ouverte et inutilisée. (Encore une fois: seules neuf touches de raccourci sont disponibles, alors choisissez judicieusement).
1. Pour créer une nouvelle étape rapide: Dans l’onglet Accueil, cliquez sur la flèche vers le bas dans le groupe « Étape rapide », puis sélectionnez Créer un nouveau de la liste; ou sélectionnez Nouvelle étape rapide de la première liste et Douane de la deuxième liste. Dans la boîte de dialogue Modifier l’étape rapide, entrez un nom pour cette tâche dans le champ Nom.
Image: Julie SartainUtilisez les étapes rapides d’Outlook pour automatiser les tâches de messagerie, comme déplacer des e-mails d’un projet spécifique vers un dossier.
2. Ensuite, cliquez sur Choisissez une action, cliquez sur la flèche vers le bas et sélectionnez-en une dans la liste déroulante « Déplacer vers le dossier ». Un autre champ apparaît sous votre action « Déplacer vers le dossier » – « Choisir un dossier ». Sélectionnez un dossier cible dans la liste. (Tels que « Vendeurs » dans l’exemple visuel ci-dessous.)
3. Vous pouvez vous arrêter ici et cliquer simplement Terminer, ou cliquez sur le Ajouter une action bouton et Choisir une action à nouveau pour une deuxième tâche automatisée, telle que « Marquer comme lu ». Dans le volet Facultatif, vous pouvez cliquer sur le champ Clé de raccourci et sélectionner une clé dans la liste (CTRL + MAJ + 1 à travers CRTL + MAJ + 9). Saisissez ensuite une info-bulle dans la zone Texte de l’info-bulle. Cliquez sur terminer et tu as fini.
Image: Julie SartainUne fois que vous avez créé une étape rapide, vous pouvez cliquer sur un e-mail, choisir une étape rapide et Outlook fera le reste pour vous.
4. Pour utiliser cette tâche – en continuant avec notre exemple de fournisseurs – cliquez sur un e-mail envoyé par un fournisseur, puis cliquez sur Vendeurs dans la liste. L’e-mail est marqué comme lu et déplacé vers votre dossier Vendors, le tout en une seule étape simple. Vous pouvez également utiliser la touche de raccourci que vous avez définie, mais notez que les raccourcis clavier seulement travailler sur les touches numériques au-dessus des lettres. Il ne reconnaît pas les chiffres sur le pavé numérique.
4. Modèles d’e-mails
À quelle fréquence avez-vous envoyé exactement le même e-mail à des dizaines (ou plus) de personnes sans rien changer, sauf le nom et l’adresse e-mail du destinataire? Les modèles de courrier électronique rendent cette tâche un jeu d’enfant.
1. Recherchez l’un de ces e-mails de type lettre dans votre dossier Envoyé. Transférez-le à vous-même et modifiez toutes les informations personnalisées telles que le nom du destinataire, l’adresse e-mail, la société, etc. Cliquez ensuite sur Fichier> Enregistrer sous, entrez un nom de fichier et sélectionnez Modèle Outlook comme format de fichier.
Image: Julie SartainCréez un modèle Outlook pour les e-mails que vous envoyez à plusieurs reprises.
2. Pour utiliser / ouvrir le modèle: Dans le groupe « Nouveau » de l’onglet Fichier, choisissez Nouveaux articles> Plus d’articles> Choisir un formulaire, puis cliquez sur la flèche vers le bas pour afficher la liste des formulaires. Sélectionnez Modèles d’utilisateurs dans le système de fichiers, puis choisissez votre modèle d’e-mail enregistré dans la liste et cliquez sur Ouvert. Ajoutez une salutation personnalisée, insérez une adresse e-mail et cliquez simplement sur Envoyer.
Image: Julie SartainLorsque vous utilisez un modèle, vous pouvez personnaliser les destinataires et d’autres détails avant de l’envoyer.
5. Règles de formatage conditionnel
Cette fonctionnalité pratique vous permet de créer des règles de mise en forme conditionnelle. Attends quoi?
Fondamentalement, ce ne sont que quelques attributs personnalisés que vous pouvez ajouter automatiquement aux e-mails entrants pour les faire ressortir. Par exemple, vous pouvez modifier les attributs de police (soulignement, gras, italique (gras et italique sont des styles de police de caractères spécifiques)) et les couleurs basées sur une règle (ou condition) que vous définissez dans la section « Mise en forme conditionnelle » de Avancé Paramètres d’affichage.
Image: Julie SartainLa mise en forme conditionnelle vous aide à distinguer des types spécifiques d’e-mails du reste de la pile avec des polices ou des couleurs spéciales.
1. Dans le groupe « Affichage actuel » de l’onglet Fichier, choisissez Paramètres d’affichage. Clique le Mise en forme conditionnelle puis dans la boîte de dialogue Mise en forme conditionnelle, cliquez sur le bouton Ajouter et entrez un nom descriptif pour ce que fait cette règle / condition. J’ai entré « Editor » dans l’exemple ci-dessus car je veux que les e-mails de mon éditeur se démarquent vraiment et attirent mon attention. (Woohoo! – Ed.)
2. Cliquez sur le Police de caractère bouton pour définir le format de la police; c’est-à-dire, le nom de la police, la couleur et l’attribut tels que le soulignement ou la suppression (pour le gras et l’italique, choisissez une police qui offre ces attributs dans le cadre de la police). Cliquez sur D’accord quand tu auras fini.
Image: Julie SartainVous ne pourrez pas manquer ces e-mails de votre patron s’ils apparaissent en police Stencil violet vif.
3. Ensuite, cliquez sur le État bouton et définir une condition; par exemple, vous pouvez choisir un ou plusieurs mots spécifiques dans l’e-mail ou la ligne d’objet, une adresse e-mail De ou À, où votre l’adresse e-mail apparaît dans l’e-mail (À, De, CC, etc.) et / ou une heure ou une date générale (aujourd’hui, hier, la semaine dernière, le mois dernier, etc.). Cliquez à nouveau D’accord quand tu auras fini.
4. Lorsque la boîte de dialogue se ferme, cliquez encore D’accord à nouveau dans la boîte de dialogue Mise en forme conditionnelle, puis cliquez sur D’accord dans la boîte de dialogue Paramètres d’affichage avancés. Désormais, chaque fois que je reçois un e-mail de mon éditeur de BookCoversPlus, tous ces e-mails s’affichent sur mon écran dans une police STENCIL violette, comme illustré ci-dessus.
