Dans nos tutoriels précédents, nous avions couvert les méthodes pour retarder l’envoi d’un e-mail dans Outlook, comment ajouter une signature numérique à Outlook mais nous avons raté un développement important – le Fonction de rappel dans Outlook. La fonction rappelle et remplace un e-mail que vous avez envoyé accidentellement ou involontairement. Cependant, la fonctionnalité n’est disponible que pour les clients Windows. Il est disponible sur Microsoft Outlook et Outlook 365. Outlook pour d’autres plates-formes telles que Mac ne prend pas en charge cette fonctionnalité.
Les personnes travaillant dans une organisation, ayant un Bureau 365 ou Microsoft Exchange compte de messagerie peut configurer Perspectives à rappeler et remplacer un message. Les raisons d’exercer cette option peuvent être nombreuses et vont d’une faute de frappe embarrassante à la colère, pour être regrettées plus tard. Quel que soit le cas, vous pouvez annuler l’option « Envoyer » dans Outlook 2019/2016/2013/2010. Voici comment rappeler un e-mail.
Rappeler et remplacer un e-mail dans Outlook
Souvent, lorsque nous examinons un message après qu’il a été envoyé à quelqu’un, nous réalisons qu’il contient une erreur. Soit une pièce jointe n’a pas été chargée, soit un détail important manquait. Cela nous fait penser qu’il devrait y avoir un moyen de rappeler les messages envoyés. Heureusement, le client de messagerie populaire de Microsoft – Outlook offre une option pour rappeler et remplacer un message. Pour rappeler et remplacer un e-mail dans Outlook, vous devez procéder comme suit :
- Ouvrez Outlook et accédez à Éléments envoyés
- Basculer vers ‘Actions‘ onglet
- Accès ‘Rappelez-vous ce message‘ option.
Veuillez noter que cette fonctionnalité n’est pas présente dans Outlook pour le Web. De plus, si vous ne voyez pas la commande Rappeler ce message après avoir cliqué sur le bouton « Envoyer », vous n’avez probablement pas de compte Exchange.
1]Rappeler et remplacer un message
Ouvrez votre compte Microsoft Outlook et dans le menu de la barre latérale de gauche, sélectionnez le dossier « Éléments envoyés ».
Ensuite aller à ‘Se déplacer‘ section. En dessous, trouvez le menu « Actions ».
Appuyez sur la flèche déroulante adjacente au menu « Actions » et sélectionnez l’une des options suivantes dans la liste affichée,
- Rappelez-vous ce message
- Renvoyer ce message
Instantanément, une fenêtre apparaîtra sur l’écran de votre ordinateur, vous invitant à effectuer l’une des actions suivantes,
- Supprimer les copies non lues de ce message
- Supprimer les copies non lues et les remplacer par un nouveau message
Si vous souhaitez envoyer un message de remplacement, rédigez le message, puis cliquez sur « Envoyer » ou sélectionnez l’option souhaitée et appuyez sur le bouton « OK ».
Désormais, le succès ou l’échec d’un rappel de message dépend des paramètres configurés dans le compte Outlook du destinataire. Vous trouverez ci-dessous les scénarios possibles.
2]Différents scénarios de message de rappel pour l’expéditeur et le destinataire
| Action entreprise par l’expéditeur | Paramètres ou options configurés par le destinataire | Résultat/résultat |
| Un message est envoyé mais rappelé ultérieurement et remplacé par un nouveau message. | ‘Traiter automatiquement les demandes et les réponses aux demandes de réunion et aux sondages‘ case à cocher sous ‘Suivi‘ est sélectionné. | Le message d’origine et le message de rappel sont délivrés. Si le message d’origine n’a pas été lu, il est supprimé.
Le destinataire est informé que vous, l’expéditeur, avez supprimé le message de sa boîte aux lettres. |
| L’expéditeur envoie un message au destinataire mais le rappelle plus tard et le remplace par un nouveau. | ‘Traitez automatiquement les demandes et les réponses aux demandes de réunion et aux sondages‘ case à cocher sous ‘Suivi‘ est ne pas vérifié. | Le message d’origine et le message de rappel sont tous deux reçus par le destinataire et il peut y avoir 2 résultats –
Sur les deux, si le destinataire ouvre le message de rappel en premier, le message d’origine est supprimé. Dans ce cas, le destinataire est informé de l’action de l’expéditeur (message supprimé de la boîte aux lettres du destinataire). Si le destinataire ouvre d’abord le message d’origine, l’action de rappel échoue et les messages d’origine et de rappel sont disponibles. |
| L’expéditeur envoie un message au destinataire et entreprend une action de rappel. Plus tard, remplace le message d’origine par un nouveau. | Le destinataire déplace le message d’origine (de l’expéditeur) de la boîte de réception vers un autre dossier. Mais laisse le message de rappel résider dans la boîte de réception. | Si le message de rappel et le message d’origine existent dans des dossiers séparés, le destinataire reçoit un message indiquant que la tentative de rappel a échoué. Cependant, le message d’origine et le nouveau message seront tous deux disponibles pour être vus par le destinataire. |
| L’expéditeur envoie un message au destinataire mais rappelle le message d’origine pour le remplacer par un nouveau. | Le message d’origine et le message de rappel sont déplacés vers le même dossier. | Si le destinataire ouvre d’abord le message de rappel, le message d’origine est supprimé et le destinataire est informé que l’expéditeur du message a supprimé le message de la boîte aux lettres du destinataire.
Si le destinataire ouvre d’abord le message d’origine, le rappel échoue et l’ancien et le nouveau message peuvent être consultés. |
| L’expéditeur envoie le message dans un dossier public. Plus tard, rappelle le message d’origine pour le remplacer par un nouveau. | Aucune action entreprise ou configurée par le destinataire. | La fonction de rappel de message est réussie si le destinataire a accès en lecture à tous les éléments du dossier public et lit d’abord le message de rappel.
Dans un tel cas, seul le nouveau message reste et l’expéditeur reçoit une notification indiquant que la tentative de rappel a réussi. Si le destinataire a déjà marqué le message d’origine comme lu, il est informé que le rappel a échoué et seul le message de rappel est supprimé |
Il est également important de mentionner ici que l’expéditeur ne peut pas choisir de rappeler un message protégé par Azure Information Protection. Il est également important de garder à l’esprit que le succès ou l’échec d’un rappel de message dépend des paramètres des destinataires dans Outlook. Considérez le scénario suivant pour mieux comprendre ce concept.
Supposons que vous vouliez envoyer un message à quelqu’un que vous connaissez mais que vous trouviez que le message est incomplet ou qu’il manque quelque chose d’important. Que fais-tu? Simple, rappelez le message d’origine et remplacez-le par un nouveau.
Dans un tel scénario, le message d’origine et le message de rappel sont poussés vers la boîte de réception du destinataire et si ‘Traiter automatiquement les demandes et les réponses aux demandes de réunion et aux sondages‘ sous l’option ‘Suivi’ est sélectionnée par le destinataire, le message d’origine est supprimé et le destinataire est informé que l’expéditeur a supprimé le message de sa boîte aux lettres.
De même, si la même case n’est pas cochée, l’une des choses suivantes peut se produire sur l’ordinateur du destinataire,
- Le message d’origine est supprimé et le destinataire est informé que vous, l’expéditeur, avez supprimé le message de sa boîte aux lettres (si le destinataire ouvre le message de rappel en premier)
- Si le destinataire ouvre d’abord le message d’origine, le rappel échoue et les messages d’origine et de rappel sont disponibles pour la vue du destinataire.
Le rappel de message est disponible après avoir cliqué sur Envoyer et n’est disponible que si le destinataire dispose d’un Compte d’échange au sein d’une même organisation.
Lire la suite: Comment transférer automatiquement les e-mails dans Microsoft Outlook.
