Après des années d’essais, de projets de groupe et de plans de stratégie d’entreprise, vous pourriez vous considérer comme un expert dans l’utilisation de Google Docs, Microsoft Excel, et d’autres programmes populaires. Vidéo-chat avec Zoom, d’autre part, se sent toujours comme un nouveau territoire pour de nombreux travailleurs qui passent plus de temps à travailler de la maison. Des raccourcis clavier aux salles d’évasion virtuelles, voici 11 hacks pratiques pour rendre vos réunions Zoom plus faciles (et peut-être même plus amusantes).

1. Désactivez automatiquement la vidéo et l’audio lorsque vous participez à une réunion Zoom.

Parfois, il est difficile de prédire si vos collègues décideront ou non d’apparaître sur vidéo pour une réunion donnée. Pour vous épargner la maladresse d’être la seule personne à montrer votre visage, vous pouvez entrer dans l’onglet « Vidéo » de vos paramètres Zoom et vérifier le « Désactiver ma vidéo lors de l’adhésion à une réunion. » Si elle finit par être un vrai chat vidéo, vous pouvez toujours activer votre appareil photo après le début de la réunion.

Vous pouvez le faire avec l’audio, aussi, de sorte que vous êtes automatiquement coupé au début de chaque réunion. Sous l’onglet « Audio » dans les paramètres, il suffit de vérifier « Microphone Mute lors de l’adhésion à une réunion. »

2. Maintenez la barre d’espace pour vous démuter temporairement.

Une autre case utile à cochée sous l’onglet « Audio » est « Appuyez et maintenez la clé ESPACE pour vous désactiver temporairement. De cette façon, vous serez entendu aussi longtemps que vous maintenez la barre d’espace, et Zoom vous coupera automatiquement à nouveau dès que vous lâchez prise. C’est assez similaire à l’utilisation d’un talkie-walkie.

3. Utilisez des raccourcis clavier existants ou personnalisez-les.

Il y a une longue liste de raccourcis clavier pratiques dans vos paramètres Zoom, y compris ceux qui coupent et désactivent votre audio (Shift+Command+A sur mac), démarrent et arrêtent le partage d’écran (Shift+Command+R) et invitent les participants (Command+I). Si vous trouvez l’un d’eux particulièrement difficile à retenir, vous pouvez trouver le vôtre à la place.

4. Activez les raccourcis clavier lorsque vous êtes dans un onglet différent.

Se démuter entre les onglets est par pour le cours quand il s’agit d’appels Zoom, et peut-être vous ne voulez pas quitter votre Google Doc pour vous désactiver pour faire un commentaire rapide. Heureusement, vous pouvez toujours utiliser les raccourcis de Zoom lorsque l’application Zoom est cachée derrière d’autres fenêtres. Dans l’onglet « Raccourcis clavier » dans vos paramètres, il suffit de cocher les cases « Activer le raccourci global ».

5. Copiez automatiquement l’URL d’invitation lorsqu’une réunion commence.

Vous pouvez toujours utiliser le raccourci clavier (Command+I sur mac; Alt+I pour Windows) pour ouvrir la fenêtre d’invitation à la réunion, où vous pouvez inviter des invités de vos contacts Zoom, par e-mail, ou en copiant l’URL de la réunion et en l’envoyant à eux via une autre plate-forme. Mais il y a un moyen encore plus rapide d’atteindre le même objectif.

Sous l’onglet « Général » dans les paramètres, il y a une option pour « Copier automatiquement le lien d’invitation une fois que la réunion commence. » Cochez cette case, et l’URL sera par magie copiée sur votre presse-papiers dès que vous rejoindrez une réunion Zoom. (Donc, quand quelqu’un vous envoie l’inévitable « Quel est le lien de réunion à nouveau? » message, vous pouvez le coller immédiatement.)

6. Enregistrez votre réunion Zoom.

Il ya beaucoup de raisons pour lesquelles vous voudrez peut-être enregistrer votre réunion Zoom; peut-être que vous menez une entrevue avec les médias, filmez une émission de comédie virtuelle ou regardez une conférence universitaire que vous devrez étudier plus tard. Si vous êtes l’hôte de la réunion, vous pouvez facilement capturer cela en appuyant sur le bouton « Enregistrer » le long de la barre de menu inférieure de votre écran Zoom. Si vous n’êtes pas l’hôte de la réunion, vous pouvez le faire en vous connectant à votre compte Zoom sur le navigateur Web, en vous inscrivant dans l’onglet « Enregistrement » dans vos paramètres personnels et en allumant le bouton pour « Enregistrement automatique ». (Si vous n’avez besoin d’enregistrer qu’une seule réunion, vous pouvez toujours l’éteindre plus tard.) Vous pouvez choisir où stocker vos enregistrements et personnaliser d’autres paramètres de l’onglet « Enregistrement » dans l’application Zoom réelle.

7. Cachez tous ceux qui ne sont pas en vidéo.

Si certains utilisateurs ont désactivé la vidéo ou composé par téléphone, il peut être un peu étrange de regarder ou de parler à quelques utilisateurs de vidéos parmi une mer de carrés blancs. Pour personnaliser votre vue uniquement sur les faces réelles, cochez la case « Masquer les participants non vidéo » dans l’onglet « Vidéo » dans vos paramètres Zoom.

8. Définissez des rappels pour les appels à venir.

Si votre calendrier régulier est un réseau d’anniversaires, de rendez-vous personnels et d’autres réunions diverses, les notifications concernant les appels Zoom peuvent se fondre dans le reste. Pour vous empêcher d’oublier, Zoom vous enverra des rappels distincts — sous Paramètres > Général, vous pouvez choisir de vous faire rappeler cinq, 10 ou 15 minutes avant les réunions à venir.

9. Vous avez deux écrans d’ordinateur? Faites venir votre réuni on sur les deux.

Toute personne ayant deux moniteurs peut les utiliser tous les deux pour une réunion Zoom , il suffit de vérifier le « Utilisez deux moniteurs » sous Paramètres > Général. Ensuite, lorsque quelqu’un partage son écran lors d’une réunion Zoom, vous pouvez afficher l’écran partagé sur un moniteur et voir les autres participants à la réunion de l’autre.

10. Diviser les participants en petits groupes.

La fonction « salles d’évasion » de Zoom permet aux enseignants et aux gestionnaires de décomposer les participants en petits groupes sans les faire quitter la réunion, de mettre en place leurs propres réunions, puis de rejoindre la réunion originale. Tout d’abord, connectez-vous à Zoom à travers votre navigateur Web et assurez-vous que le bouton « Breakout room » est activé sous Paramètres > Réunion >In Meeting (Avancé). Il y a également une option pour « permettre à l’hôte d’affecter des participants aux salles d’évasion lors de la planification », si vous voulez que les gens connaissent leurs groupes avant la réunion. Lorsque vous organisez une réunion, vous verrez une icône de salle d’évasion dans la barre de menu inférieure, et vous serez en mesure de choisir des groupes manuellement ou de laisser Zoom le faire pour vous.

11. Modifiez votre arrière-plan Zoom.

Et, bien sûr, vous pouvez ajouter un peu de pizzazz aux happy hours et aux revues trimestrielles d’affaires en changeant votre arrière-plan à quelque chose de Schitt’s Creek ou Harry Potter. Connectez-vous à Zoom via votre navigateur Web et assurez-vous que les arrière-plans virtuels sont activés sous Paramètres > Réunion > En réunion (avancé). Ensuite, sous l’onglet « Fond virtuel » dans les paramètres de votre application Zoom, vous pouvez mettre à jour votre arrière-plan sur n’importe quelle image enregistrée sur votre ordinateur.